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浅析政府机构呼叫中心

随着电子政务的进一步深化,呼叫中心也逐渐在政府服务中广泛推广。呼叫中心系统利用已有的网络建成政府服务系统,采用统一电话号码,统一的与市民之间的沟通界面,统一的管理、处理和服务质量体系标准,从而体现一站式服务,完善电子政务的流程,提高公众服务水平,实现电子化,提高公众满意度。

政府呼叫中心的需求背景

目前我国政府信息化还存在不少问题,比如缺乏统一的建设指南,管理体制不建全,缺乏经济有效的运营模式,等等。由于电子政务某些环节的不健全或信息不够流通,公众对于社会生活中所遇到的诸多问题缺乏畅通的解决渠道,其所反映的问题得不到及时有效的回复。这大大影响了公众对政府机构的信任感,不利于政府机构形象的树立。

政府呼叫中心的现实意义

1.   提升政府机构形象,彰显政府机构实力;

2.   有利于政府机构的宣传;

3.   加强与公众的联系,接受公众政务监督,提升公众满意度;

4.   提高政府机构内部管理效率,多方面降低政府机构的管理和运营成本;

5.   有利于政府机构电子政务流程的改造;

6.   7*24小时服务,保证公众服务的连续性;

7.   有效配置资源,优化政府服务流程;

8.   增强政府机构公众凝聚力,提升其公众影响力。

MyComm呼叫中心的功能

自助服务

公众致电政府机构呼叫中心首先进入语音查询系统,在语音导航的指引下输入不同按键,选择自己想要的信息。在自助查询服务中,公众可以得到如下服务:

1)政府机构介绍;

2)权责介绍;

3)下属机构介绍;

4)城市介绍;

5)服务项目查询;

6)政务办理指南;

7)预约服务;

8)投票、选举;

9)公众投诉留言;

10)公众意见与建议留言,等等。

政务咨询

公众拨打呼叫中心电话可进行的政务咨询范围包括:政府服务项目咨询、办事流程咨询、市民关心的住房、就业、福利等各种问题等。系统的来电弹屏功能可以使政府工作人员了解到来电市民的背景资料,从而拉近政府与公众的距离,有助于树立政府的亲民形象。

呼叫中心系统可将市民来电转接给最符合要求的坐席人员,对于老客户还可以建立一对一的关系,将老客户的来电直接转接到其政务经手人或以前曾与之通过话的坐席人员处,有助于公众的满意度和服务的延续性。

政务受理

呼叫中心系统通过人工坐席、自助语音服务、电子邮件、传真、即时聊天工具等方式,受理市民所申办的各类政务。主要包括的内容有:各种问题反映、投诉举报、预约服务等等。系统生成派单并转发给相应部门进行处理,待处理结果通过网络返回到呼叫中心系统后,坐席人员以电话、传真、短信息、电子邮件等方式回复该市民。市民也可随时通过本系统了解所申办政务现处于哪一环节及哪一部门所处理,真正做到政务公开。

主动服务/公众关怀

政府机构呼叫系统坐席人员通过呼叫中心系统的外拨功能,可以实现对公众的主动服务。外拨方式分为四种:外拨语音架构,外拨语音文件,群发短信和传真。公众关怀的具体内容包括:

1)对来电市民的关怀与跟踪;

2)对公众的信息主动通知;

3)规章制度通告;

4)公众政务回访,等等。

公众投诉与建议

通过人工服务、语音信箱、传真、电子邮件等方式,市民可将投诉或建议反馈给客服人员。客服人员接到反馈信息后,可将电话转接给相关部门处理,有助于投诉或纠纷的圆满解决,从而提高公众满意度。

公众调查

政府机构需要建立一个能够直接了解市场和公众需求变化的窗口。呼叫中心系统通过外拨方式可进行公众满意度调查、公众需求调查等活动,还可针对某一事件、某一问题进行公众调查,从而制定针对性的改善方案,调整政府机构的经营管理策略,提高管理决策的科学性,提高政府整体品牌形象,从而提高办事效率,降低政府管理和运营成本。

统计报表

呼叫中心系统可根据来去电的详细情况进行有效统计,包括客户在线等待时间、来电记录、自助查询记录、收发短信息记录等,并且生成各种统计图形。坐席可以灵活地自定义统计内容,为政府机构的决策提供权威有效的数据。统计报表主要包括以下数据:

1)客户在语音查询中各项服务的查询统计;

2)每一位坐席的接入、拨出电话的数量、时间统计;

3)每一通来电的客户在线等待时间的记录与统计;

4)坐席的状态记录:示闲、示忙、话务处理;

5)收发短信的记录与统计,等等。

通过这些数据及分析统计结果,政府机构可清楚地获知公众感兴趣的服务有哪些,公众投诉集中在哪里,政府机构在管理与政务方面仍存在哪些问题和不足,从而有助于政府机构有针对性地制定出改善方案。

扩展服务

为了使呼叫中心更好的融入政府机构的各项政务功能中,系统提供灵活的第三方系统接口,方便与政府机构的其他系统进行挂接,使得呼叫中心系统与其他政务系统紧密结合在一起,大大扩展了呼叫中心的政务范围,同时也为公众提供了更多的服务方式。

呼叫中心整体解决方案专家——MyComm

MyComm从事和研究呼叫中心技术长达16年,我们获得的资质有高新技术企业奖、呼叫中心领域杰出奖、软件产品登记证书、中国最佳IPCC平台提供商、中国(亚太)最佳呼叫中心奖等,我们拥有13个行业、870+客户、26000+坐席的成功案例,尤其在政府部门我们有着卓越的表现。

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